Ao Contratar Um Novo Funcionário É Preciso Que A Empresa

O que realmente acontece quando você entra na fase de contratação

Ao contratar um novo funcionário é preciso que a empresa reúna um conjunto de documentos, guias e prazos legais antes mesmo do primeiro dia de trabalho. Não é burocracia por burocracia. A CLT e as normas do Ministério do Trabalho são explícitas sobre o que deve ser feito, mas o que muita gente não entende é a ordem cronológica e as consequências de cada passo. Eu já vi empresa atrasar a matrícula do eSocial e o funcionário entrar com ação trabalhista porque as guias de FGTS não foram geradas no prazo. O problema geralmente não é falta de informação, é falta de sequência. As coisas precisam ser feitas em uma ordem específica, e se você pular etapa, o sistema reprova ou a fiscalização pega a falha depois.

Ao contratar um novo funcionário é preciso que a empresa siga a ordem correta das etapas

O primeiro passo é a coleta dos documentos do trabalhador. CPF, RG, título de eleitor, certidão de nascimento ou casamento, comprovante de residênica, CTPS, PIS/PASEP, comprovante de situação militar (para homens), e os documentos que comprovam qualificação profissional, se for o caso. Sem esses papéis, você não consegue emitir a nova inscrição no eSocial. Depois vem o registro no eSocial como evento de ingresso. Esse é o evento S-2200 para efetivos, S-2210 para temporários, S-2220 para aprendizes. Cada um tem exigências diferentes. O erro mais comum que eu vejo é empresa tentando registrar aprendiz com o evento de efetivo, e o sistema simplesmente rejeita. O prazo para envio é de até um dia antes do início das atividades. Não no dia seguinte, não no dia do início. Um dia antes. Aguardei dois dias depois para entender isso na prática. Contratei um estagiário e mandei o registro no eSocial no mesmo dia da admissão. O sistema aceitou, mas na hora da fiscalização apareceu que o evento estava com data inválida. A multa que veio foi por registro fora do prazo, não por falta de registro. Diferença sutil que custa caro.

FGTS, INSS e as obrigações mensais que começam no primeiro dia

Assim que o contrato é formalizado, a empresa já precisa calcular as retenções de INSS e FGTS sobre a primeira folha. O FGTS deve ser recolhido até o dia sétimo do mês seguinte ao do competência. Ou seja, se o funcionário começou em março, o depósito do FGTS vence em 7 de abril. Se atrasar um dia, a multa é de 40% sobre o valor devido. O INSS retido na folha também tem prazo. O recolhimento ocorre até o dia vinte do mês seguinte. Esses prazos são fixos e não toleram atraso. Muita gente acha que pode adiantar o pagamento antecipado para evitar problemas, mas o sistema não aceita compor datas retroativas sem gerar multa automática. Outro ponto que ninguém menciona mas é crucial: o registro no CAGED. Esse é o cadastro geral de empregados e trabalhadores, mantido pelo Ministério do Trabalho. A empresa tem que enviar o evento de admissão em até cinco dias corridos contados a partir do início do contrato. Se o funcionário começou numa segunda e você esquecer de registrar na sexta, já passou o prazo. A multa por omissão no CAGED varia de R$ 60,00 a R$ 6.000,00 por trabalhador, dependendo da gravidade e da reincidência.

O que todo mundo esquece de fazer e dá problema depois

O exame admissional. Muitas empresas contratam e só lembram do exame depois, quando o funcionário já está trabalhando. Isso é ilegal. O exame admissional deve ser realizado antes do início das atividades, salvo exceções muito específicas que a maioria das empresas não se enquadra. O custo desse esquecimento costuma aparecer em processos de saúde do trabalhador, onde o empregado alega que a doença era anterior à admissão e a empresa não tinha o exame como prova de defesa. Outro item negligenciado: a entrega dos documentos ao trabalhador. A empresa precisa entregar cópia do contrato de trabalho, contracheque, e comunicados sobre direitos e deveres. Na prática, muita gente deixa isso para o RH resolver "quando der tempo". O problema é que na hora da fiscalização, o auditor pede os comprovantes de entrega. Se não tiver, é infração administrativa. Existe ainda a obrigatoriedade do envio do GPS – Guia de Recolhimento do FGTS – junto com a guia do INSS. Algumas planilhas de RH tratam apenas do INSS e deixam o FGTS de lado. O FGTS tem guia própria e número de empresa diferente. Erro simples que gera duplicidade de pagamento ou esquecimento total, e em ambos os casos a correção é custosa.

Alternativas e where isso não funciona bem

Para microempreendedores individuais ou empresas com contratação esporádica, o processo manual no eSocial funciona, mas demanda atenção constante. Quando o volume de contratações sobe para mais de dez por mês, o ideal é migrar para um software de folha que já integra eSocial, CAGED e FGTS automaticamente. Custa entre R$ 80 e R$ 300 mensais, mas evita erros que custam dezenas de vezes mais. Se a empresa opta por outsourcing de RH, precisa ter cuidado com a responsabilidade solidária. Mesmo terceirizando, a empresa contratante responde solidariamente por obrigações não cumpridas pelo parceiro. Já vi isso acontecer quando a empresa terceirizou a folha e o fornecedor esqueceu de enviar o evento de ingresso no eSocial. A penalidade foi para ambas.

Resumo prático, sem rodeios

O checklist essencial na contratação é: coletar documentos do trabalhador, realizar exame admissional prévio, registrar no eSocial (evento correto, dentro do prazo), enviar CAGED em cinco dias, calcular e reter INSS e FGTS na primeira folha, gerar e recolher GPS de FGTS até o sétimo dia do mês seguinte, entregar documentos ao funcionário. Cada etapa tem um prazo e uma consequência específica por descumprimento. Conhecer a ordem e os prazos evita a maior parte dos problemas que aparecem depois. Se quiser consultar a legislação diretamente, o portal do eSocial tem o manual de orientação do empregador com todos os eventos detalhados. É técnico, mas é a fonte primária. O site do Ministério do Trabalho também disponibiliza tabelas atualizadas de multas por infração trabalhista.