Exemplo De Um Ofício

Como fazer um ofício — o jeito que funciona na prática

Eu passo metade do meu dia revisando ofícios que chegam dos mais variados setores da administração pública. O que mais vejo são documentos com erro de remetente, data mal formatada, ou encerramento que não fecha nada. Vou mostrar um exemplo de um ofício real, com os detalhes que costumam dar problema, e depois explico a estrutura completa. O formato oficial segue a Norma Metodológica de Padronização do governo federal, mas o que as pessoas esquecem é que cada estado e município tem sua própria portaria de padronização. Antes de modelar um ofício, verifica qual norma local se aplica. Um erro desses pode fazer o documento ser devolvido sem sequer ser lido pelo destinatário.

Exemplo de um ofício — minuta comentada

Aqui vai um exemplo de um ofício simples, encaminhando uma solicitação de informação entre dois órgãos públicos. Note os campos obrigatórios: CABEÇALHO: No alto da página, deve constar o brasão da União (se for órgão federal) ou o brasão do estado/município, conforme a norma local. À direita, em fonte tamanho 12, alinha-se o nome do órgão expedidor, com o endereço completo. Isso não é detalhe cosmético — a falta do brasão é motivo de devolução em praticamente todas as Repartições de Protocolo. IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO: Logo abaixo, centralizado, vem o termo "OFÍCIO" em caixa alta, seguido do número sequencial. O número tem que seguir a sequência de anulação, com o ano atual e o código do setor. Já vi alguém usar "OFÍCIO Nº 001/2023" quando já estávamos em março de 2024, simplesmente porque o sistema não atualizou. O protocolo recebeu e aprovou, mas na auditoria interna isso vira falta administrativa.

DADOS DO ENDEREXATÁRIO: Na primeira linha, em negrito, "Destinatário:" seguido do nome completo da autoridade. Depois vem o cargo, o nome do órgão, e o endereço completo com CEP. Se o ofício for assinado por autoridade de nível superior ao destinatário, isso precisa estar claro desde o início — senão o ofício volta para reclassificação de competência. EMENTA: Resumo em até duas linhas, em negrito, que contém as palavras-chave do assunto. A ementa é o que aparece no sistema de controle de protocolo. Se ela estiver mal feita, o ofício vira agulha no palheiro na hora de recuperar posteriormente. TELE: Número de telefone do setor que irá responder. Muitos esquecem. Quando o destinatário precisa retornar alguma dúvida, e não tem telefone, o ofício fica preso em trânsito por semanas.

PREÂMBULO: Abre com "Senhor(a) Diretor(a)/Presidente(a)", usando o tratamento correto conforme a hierarquia. Tratamento errado aqui é erro grosseiro que desqualifica o documento antes mesmo de entrar no mérito. PARAGRAFO ÚNICO: O corpo do ofício deve ser curto. Um parágrafo, no máximo dois. Vai direto ao ponto: o que se solicita, por quê, e qual o prazo necessário. Evita-se linguagem burocrática inflada. Não adianta escrever três páginas se uma basta. FIRMA: No final, à esquerda, vem o nome completo do expedidor, seguido do cargo e da lotação. A assinatura manuscrita ou digital ocupa a linha seguinte. Sem isso, o ofício não tem validade.

LOCAL E DATA: No canto inferior direito, cidade e data por extenso. Formato: "Brasília, 15 de março de 2024." Nunca abreviar o mês. Erro frequente em minutas apressadas. Num ofício que fiz recentemente, tive um problema específico: o destinatário era uma autarquia federal, e a portaria do órgão exigia que o ofício fosse encaminhado via sistema específico (Sistema de Correspondência Eletrônica - SICE). Eu havia redigido o ofício em formato Word tradicional. Tive que refazer todo o documento apenas para adequar às exigências do sistema, que pedia campos obrigatórios que não existiam na minha versão impressa. A lição que levei foi simples: antes de abrir o editor de texto, verifica-se o sistema de envio do destinatário. Isso economiza duas horas de retrabalho.

Erros mais comuns em ofícios

Errar o gênero do destinatário: "Ilustríssimo Senhor" é tratamento para magistrados e para altos escalões. Para diretores de autarquias e secretários, usa-se apenas "Senhor Diretor". O erro é mais comum do que parece, e quem assina o ofício muitas vezes não percebe porque copiou de um modelo antigo. Data por extenso incorreta: Já vi "15 de Março" com M maiúsculo. Mês nunca leva letra maiúscula em ofício. Também não se usa abreviação ("Mar."). Tudo por extenso, tudo em minúsculas exceto a primeira letra do texto. Ausência de referência: Se o ofício responde a outro documento, a referência deve constar no preâmbulo: "Em resposta ao Ofício nº XXX/2024, encaminho..." Sem isso, perde-se o rastro documental.

Assinatura sem selo: Em alguns órgãos, a assinatura precisa acompanhar o carimbo do órgão. Verifica-se antes, senão o protocolo rejeita. Prazo irrelevante: Solicitar informação com prazo de dois dias úteis para um assunto que exige análise técnica. Isso gera respostas superficiais ou protelatórias. Prazo realista para documentos simples é cinco dias úteis. Para documentos que exigem coleta de dados, dez dias.

Quando um ofício não é a ferramenta correta

Ofício serve para comunicação entre órgãos públicos, ou entre órgão público e particulares em matéria de interesse administrativo. Se a comunicação for interna dentro do mesmo órgão, usa-se memorando. Se for uma solicitação de serviço externo com valor financeiro, o instrumento adequado pode ser uma requisição ou ordem de serviço, não um ofício. Usar ofício onde se deveria usar outro gênero documental é erro de enquadramento que gera inconsistência na tramitação. Outra situação em que o ofício falha: comunicação com a imprensa ou com o cidadão em geral. Nesses casos, o adequado é uma nota oficial ou um comunicado à imprensa, com linguagem acessível. Ofício para o cidadão comum é documento incompreensível que gera retorno nulo ou reclamações.

Modelo base para consulta rápida

Um ofício bem estruturado leva em média cinco minutos para ser redigido se o modelo estiver pronto. O tempo real gasta está em ajustar o remetente, o destinatário, a ementa e a referência. Recomendo manter um banco de modelos por tipo de destinatário: autarquia federal, secretaria de estado, município, fundação pública. Cada um tem particularidades de tratamento e de exigência de assinatura que variam. Também é útil ter um checklist de verificação pré-envio: brasão correto, número sequencial, destinatário com cargo e órgão, ementa, telefone, preâmbulo com tratamento adequado, corpo do texto direto, firma com nome e cargo, data por extenso, referência quando aplicável. Esse checklist reduz em cerca de oitenta por cento os erros de formatação que costumam ser apontados no protocolo.