O Que E Multifuncional

O que você realmente precisa saber sobre máquinas multifuncionais

A maioria das pessoas compra uma multifuncional achando que vai resolver todos os problemas do escritório. Na prática, acontece outra coisa. Você gasta dinheiro, instala, descobre depois que o scanner não passa de 300dpi quando você precisa de 600, e a impressora wireless só funciona com o Windows, não com o Mac do seu sócio. Eu já vi isso acontecer em uns doze lugares diferentes nos últimos oito anos. No sentido literal, multifuncional é um aparelho que integra mais de uma função. O padrão do mercado hoje é em um: impressora, scanner e copiadora. As versões mais novas ainda agregam fax, embora ninguém use mais fax há quinze anos. Tem também as versãoes mais robustas que incluem acabamento de grampeação e perfuração, mas essas já entram na categoria de equipamentos de escritório corporativo, não de escritório doméstico ou pequeno negócio. O que as pessoas esquecem de perguntar antes de comprar é o custo por página. A impressora custa R$800 à vista. O toner que vem na caixa rende umas duzentas páginas. Depois disso, um substituto original sai por R$450. Se você imprime trinta páginas por dia, esse toner vai durar menos de três meses. Já vi gente trocar de máquina porque não calculou isso direito.

Agora, tem um detalhe que quase ninguém menciona nas especificações técnicas. A parte de scanner dessas máquinas todas tem um vidro de uns quinze por vinte centímetros. A cama de digitalização automática, quando existe, aceita até A4 mesmo. Se você precisa digitalizar algo maior, como uma planta ou um documento de tamanho ofício, essas máquinas simplesmente não rodam. Foi o que me aconteceu com um cliente que precisava escanear maços de procurações no formato antigo. A multifuncional da Epson que eu tinha recomendado travava toda vez que eu colocava um papel de A3. A solução foi comprar um scanner de mesa separado, da Epson também, mas modelo distinto. Saí no prejuízo, mas o cliente ficou satisfeito. Aprendi que tenho que perguntar antes qual o formato padrão de papel que a pessoa vai usar. Outro ponto importante é a conectividade. As máquinas hoje são redesadas com Wi-Fi, Ethernet, USB e, em alguns modelos mais novos, até Bluetooth. Mas o Wi-Fi dessas impressoras é frequentemente o fraco. A conexão cai quando a rede tem muitos dispositivos. Eu recomendo sempre ligar a máquina pelo cabo de rede se o escritório tiver switch disponível. Se não tiver, pelo menos posiciona a impressora perto do roteador e evita barreiras entre eles. Isso resolve cerca de oitenta por cento dos problemas de conectividade que eu vejo aparecerem. Sobre drivers e software, a coisa é simples na teoria e chata na prática. Você baixa o driver no site do fabricante, instala e pronto. O problema é que os fabricantes resolvem parar de dar suporte para sistemas operacionais mais antigos sem aviso prévio. Já tive uma máquina HP que parou de funcionar no Windows 7 quando a Microsoft descontinuou o suporte. O driver simplesmente não existia mais. A solução foi migrar para o Windows 10 ou usar um driver genérico da série PCL. Funciona, mas perde algumas funcionalidades avançadas.

Se você quer economizar com multifuncionais, tem uma regra prática que funciona na maioria dos casos. Evita as máquinas all-in-one baratas da linha de entrada. Elas têm peças plásticas que quebram com frequência, especialmente a bandeja de papel. Investe numa máquina de linha intermediária ou superior, mesmo que custe mais caro no início. A diferença de preço se paga em dois ou três anos quando você para de chamar o técnico todo mês. Tem também a questão dos cartuchos recarregáveis versus originais. Cartuchos compatíveis ou recarregáveis podem reduzir o custo em até sessenta por cento. Mas existem riscos. O fabricante costuma bloquear atualizações de firmware que detectam cartuchos não originais. Já vi uma Canon que parou de imprimir depois de uma atualização automática. O console exibia uma mensagem de erro que só era resolvida trocando o cartucho por um original ou esperando o fabricante lançar um patch. Eu recomendo desativar as atualizações automáticas de firmware logo na instalação. É mais seguro. Para quem tem volume alto de impressão, considere também as multifuncionais a jato de tinta com sistema de tanque. Elas são mais caras na compra, mas o custo por página fica numa casa bem mais baixa. Uma garrafa de tinta custa cerca de R$60 e rende milhares de páginas. Para um escritório que imprime cincocentas páginas por dia, isso faz toda a diferença no orçamento anual.

O que eu preciso deixar claro também é que multifuncional não é sinônimo de produtividade. Essas máquinas precisam de manutenção. Pelo menos uma vez por ano, passe um ar comprimido nos roletores, limpe o cabeçote de impressão com a solução adequada e verifique se a bandeja de papel não está emperrando. Se você ignorar isso, a máquina vai começar a falhar nos piores momentos, geralmente quando você tem uma reuniao marcada e precisa entregar um contrato impresso. Se o seu caso for digitalização em alta velocidade de documentos físicos em grande volume, talvez a melhor solução não seja uma multifuncional. Scanners dedicados de alimentação dupla, como os da Fujitsu ou Brother, são muito mais rápidos e confiáveis para esse tipo de trabalho. Uma multifuncional demora uns trinta segundos por página quando usa a cama de digitalização, enquanto um scanner dedicado faz isso em dois ou três segundos. A diferença é absurda quando você tem cem páginas pra digitalizar.

resumo do que funciona na prática

Calcular o custo por página antes de comprar. Verificar se o scanner atende ao tamanho de papel que você realmente precisa. Preferir conexão cabeada quando possível. Desativar atualizações automáticas de firmware. Manter a máquina limpa e com manutenção preventiva. Considerar alternativas dedicadas se o volume for alto para uma única função.