Para Que Serve Expedição De Certidão

O que é expedição de certidão e por que todo mundo precisa lidar com isso

A expedição de certidão é basicamente o processo formal de solicitar e receber documentos comprobatórios junto aos órgãos públicos ou cartórios. Não tem nada de mágico, mas se você nunca passou por isso, pode perder dias achando que é rápido. Certidões negativas de débito, certidão de óbito, certidão de nascimento, certidão de ônus reais. Todas servem para provar algo diante de terceiros, seja um banco, um juiz, um escritório de contabilidade ou um comprador de imóvel. A diferença entre usar uma certidão com mais de 30 dias expedidos e uma atual pode ser a diferença entre um contrato ser assinado ou ser rejeitado na hora.

para que serve expedição de certidão no dia a dia

O uso mais comum que eu vejo é em transações imobiliárias. Um comprador quer garantir que o imóvel não tem dívida tributária, não tem ação judicial travando a propriedade, não tem hipoteca pendente. Para isso, pede certidões negativas da Fazenda Nacional, do estado, do município e também certidão de ônus reais do cartório de registro de imóveis. Sem elas, ninguém compra. O vendedor não vende. O processo simplesmente não avança. Outro exemplo prático: quando uma empresa faz licitação ou presta serviço para o poder público. O edital exige certidões negativas federais, estaduais e municipais. Se uma delas vence no meio do processo, a empresa pode ser desclassificada. Já vi isso acontecer porque alguém deixou a certidão da Receita Federal vencer um dia antes da sessão de julgamento. Procurei entender melhor o assunto, então busquei "para que serve expedição de certidão" em sites especializados e realmente há uma confusão grande sobre quais tipos existem e onde cada um se aplica. Isso é normal.

O processo em si funciona assim. Você vai ao site do órgão responsável, preenche os dados, paga a taxa se houver, e aguarda a emissão. Cada órgão tem seu prazo. A Fazenda Nacional emite certidão negativa federal eletronicamente em minutos. A Receita Estadual costuma levar de 5 a 15 dias úteis. Já a certidão de registro de imóveis depende do cartório e pode variar de um dia a três semanas dependendo da comarca. Durante a expedição de certidão, um problema que me aconteceu foi o seguinte: precisei de uma certidão negativa de tributos estaduais de São Paulo para fechar uma operação imobiliária. O sistema do SEFAZ-SP estava com instabilidade no dia da solicitação. A certidão foi gerada, mas o número de protocolo não aparecia. Fui no fórum e não tinha ninguém me ajudando. A solução que encontrei foi entrar em contato diretamente pela Central de Atendimento do SEFAZ, informar o CPF e a data da solicitação, e pedir a reemissão. Em menos de duas horas tinham me enviado um novo documento com o protocolo correto. Não é erro comum, mas se acontecer, não perca tempo reclamando no chat de atendimento padrão. Ligue direto na central. Um detalhe que pouca gente sabe: a validade das certidões não é universal. Cada órgão define a sua própria. A certidão negativa da Fazenda Nacional tem validade de 180 dias conforme a legislação vigente. A estadual varia entre 60 e 180 dias dependendo do estado. Já a certidão de cartório de registro de imóveis geralmente vale por 30 dias em transações imobiliárias porque os registros podem mudar rapidamente. Quando o comprador pede certidão com validade maior do que o cartório permite, o sistema simplesmente rejeita. Já vi comprador e vendedor brigando porque cada um queria uma certidão diferente e ninguém se entendia.

Outro ponto que ninguém discute é a questão da digitalização. Certidões emitidas via sistema eletrônico têm validade jurídica plena. Não é mais necessário imprimir para carimbar ou autenticar fisicamente em quase nenhum caso. O importante é verificar o código de verificação no site do órgão emissor. Se o código não bater, a certidão é consideradafalsa ou inválida. Isso acontece com frequência quando alguém baixa uma certidão antiga de um arquivo zipado no computador e tenta usar sem atualizar. Se você precisa expedir certidão regularmente, como um escritório de advocacia ou uma imobiliária, o ideal é criar um cadastro antecipado nos principais portais. Fazenda Nacional, SEFAZ do seu estado, Prefeitura do município onde está o imóvel, e cartório de registro competente. Cada um deles pede documentos diferentes no primeiro acesso. Ter esses cadastros prontos economiza pelo menos duas horas do processo inicial. Não adianta fingir que isso é simples. Existem situações onde a expedição de certidão simplesmente não funciona pelo sistema online. Pessoa física com CPF vinculado a CNPJ inativo, por exemplo. O sistema cruza os dados e gera uma certidão com pendência que não existe de fato. A solução é abrir pedido de impugnação junto ao órgão, que pode levar de 15 a 45 dias úteis. Nada de dramático, só burocracia mesmo. Anote o protocolo e acompanhe pelo telefone, porque o sistema muitas vezes não atualiza o status corretamente.

Como fazer a expedição de certidão na prática

Vá ao site do órgão competente. No caso da certidão negativa federal, o portal é da Receita Federal do Brasil. Para estaduais, procure o site da SEFAZ do estado correspondente. Para municipais, a prefeitura da cidade. Para cartórios, o site do cartório de registro de imóveis da comarca. Preencha os dados solicitados. CPF ou CNPJ, razão social se for empresa, endereço completo. Dados errados aqui invalidam a certidão inteira. Já vi CNPJ digitado errado e a certidão ser emitida para outro empresa, o que causou problemas jurídicos sérios. Verifique o prazo de validade que o terceiro exigente pede. Não adianta emitir uma certidão válida por 30 dias se o comprador quer uma válida por 90. O mais seguro é sempre pedir a versão com maior validade disponível e atualizá-la pouco antes do uso.

Guarde o código de verificação. Ele é a prova de autenticidade. Sem ele, a certidão pode ser questionada a qualquer momento. O custo varia de gratuito a alguns reais por certidão. A Federal é gratuita para pessoa física. A estadual pode cobrar entre R$ 20 e R$ 80 dependendo do estado. A de cartório varia conforme o tabelionato, girando em torno de R$ 50 a R$ 150. Se o objetivo for apenas entender o básico antes de precisar, pesquise sobre "para que serve expedição de certidão" em sites confiáveis antes de começar o processo. Ter clareza sobre o que você precisa evita retrabalho e perda de tempo.